Qué es Google Workspace y qué herramientas ofrece

Google presentó una nueva herramienta llamada Google Workspace, que incluye todas las aplicaciones de productividad de Google, como Gmail, Calendario, Drive y Meet. Esta herraminta llega para sustituir a G Suite y va en línea con el anuncio de la compañía en julio donde se mencionó que se actualizaría esa herramienta para optimizar el trabajo remoto o home office.

Se trata de una nueva propuesta para integrar herramientas de video, chat, mail, archivos y tareas. Google anunció ahora en un comunicado que “esta experiencia integrada” está ahora disponible para todos los clientes de pago de Google Workspace.

¿Qué es Google Workspace?

Google Workspace es un conjunto de soluciones Cloud que te ayudarán a mejorar la operativa de tu compañía independientemente de si tus empleados trabajan desde la oficina o si optan por el teletrabajo.

Estos son los principales motivos por los que tu empresa debería plantearse el cambio a Google Workspace:

  1. Podrás trabajar desde cualquier dispositivo, tengas  o no conexión a Internet. Podrás trabajar sin conexión con los documentos ya descargados si lo deseas.
  2. Arquitectura 100% Cloud y totalmente multidispositivo. Siempre disponibles desde cualquier dispositivo y lugar.
  3. Segura. Google protege tu información de la forma más segura posible, pasando auditorías y cumpliendo con los elevados estándares de seguridad del sector.
  4. Ahorrarás en costes invirtiendo menos en infraestructuras locales. Todo estará en la nube, suponiendo un coste muy inferior al mantenimiento on-premise.
1. CONECTA Y COMUNICA
GMAIL

GMAIL proporciona almacenamiento por usuario desde 30 GB a ilimitado, filtrado potente de spam, interoperabilidad con BlackBerry y con Outlook, y un acuerdo de nivel de servicio operativo del 99,9%.

  • Correo electrónico, MI, chat de ví­deo y de voz.
  • Acceso al correo electrónico en cualquier momento y en cualquier lugar de manera segura.
  • Sincronización con Android, iPhone, BlackBerry y Windows Mobile.
  • Motor de búsqueda y detección inmediata de correos electrónicos.
  • Minimización del Spam.

GOOGLE MEET

Con Google Meet puedes participar en videoconferencias desde tu portátil, teléfono móvil o tablet. Habla cara a cara con hasta 25 compañeros o clientes ubicados en cualquier paí­s del mundo con tan sólo un clic o compartir documentos para colaborar con ellos en tiempo real.

CALENDAR

La aplicación Calendar permite que los empleados colaboren de un modo eficaz y ayuda a reducir los costes y problemas de TI.

  • Facilidad para concertar reuniones, superponiendo varios calendarios y comprobando la disponibilidad de los convocados.
  • Integración con el sistema de correo electrónico.
  • Uso compartido. Los calendarios se pueden compartir con todos los integrantes de la empresa o con determinados compañeros de trabajo.
  • Acceso mediante todo tipo de dispositivos móviles.
  • Publicación de calendarios: Permite hacer públicos los eventos externos de la empresa mediante la galerí­a de Google Calendar o insertándolos en páginas web.
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GOOGLE CHAT

Google Chat ayuda a los equipos a colaborar de forma fácil y eficaz. Desde mensajes directos hasta conversaciones de grupo, con conversaciones y salas virtuales exclusivas para alojar proyectos a lo largo del tiempo, Chat simplifica el registro del progreso y el seguimiento de las tareas.

GOOGLE VOICE

Google Voice permite la administración de números de teléfono empresariales a gran escala independientemente del dispositivo que se desee utilizar. Entre sus muchas características se encuentran la identificación y detección de llamadas, la transcripción de correos de voz, la grabación y enrutamiento de llamadas o la integración con Salesforce. Todo ello con la inteligencia y la seguridad de Google Cloud.

2. ACCEDE Y ALMACENA
DRIVE

Almacenar, sincronizar y compartir fácilmente tus archivos de manera centraliza y siempre accesibles. Drive ofrece grandes posibilidades de almacenamiento (30 GB de en la versión estándar e ilimitado en la versión Google Workspace Business), versátiles controles para compartir, y la capacidad de ver más de 40 tipos de archivos diferentes sin necesidad de software adicional.

CLOUD SEARCH

Encuentra toda la información de tu empresa con la potente búsqueda de Google. Si necesitas buscar datos en Gmail, Drive, Documentos, Hojas de Cálculo, Presentaciones, Calendar u otras aplicaciones, Google Cloud Search las encuentra y te ofrece sugerencias útiles que te ayudarán a llevar a cabo tu trabajo diario.

La información que necesitas, cuando la necesitas.

3. CREA Y COLABORA
DOCUMENTOS

Documentos en la Web que permiten a los usuarios modificarlos simultáneamente y disponer siempre de la versión más reciente.

Puedes tener acceso al trabajo en cualquier momento y en cualquier lugar, a través de diferentes dispositivos e incluso sin conexión.

Funciona con todos los sistemas operativos y es compatible con formatos comunes como .doc. Los archivos fáciles de subir y de compartir con otras personas si se desea.

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HOJAS DE CÁLCULO

Permite crear Hojas de Cálculo de una forma sencilla y directamente en el navegador. Su contenido puede variar según las necesidades: listas de tareas, gráficos, tablas dinámicas, filtros… Analizar los datos se convierte así en una tarea fácil, podrás importar o convertir las hojas para que se editen al instante, así como exportarlas en diferentes formatos.

Como propietario puedes decidir si un determinado usuario puede comentar, editar o únicamente ver la hoja de cálculo. También te ofrece la posibilidad de volver a las versiones anteriores con sólo un par de clics. Todo esto, desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar.

FORMULARIOS

Los formularios de Google permiten la creación de encuestas con las que podrás obtener información muy valiosa no sólo de los clientes sino también de los empleados.

Puedes añadir imágenes y vídeos para hacer los formularios más atractivos y podrás ver cómo las respuestas llegan de forma automática y en tiempo real. Una vez tengas los resultados, podrás analizar los datos de la manera que más útil te resulte, bien a través de una Hoja de Cálculo o de otro software.

PRESENTACIONES

Crea y edita presentaciones directamente en el navegador. Varios usuarios pueden trabajar simultáneamente en ella y tienen la opción de chatear, de dejar comentarios y de editarla en tiempo real, de forma que cada uno de ellos puede ver la última versión en todo momento, así como recuperar las versiones anteriores.

Puedes trabajar en una misma presentación con todo tu equipo, con tu partner o también con contactos externos. El propietario de la presentación podrá otorgar en todo momento los derechos de edición que desee a los diferentes usuarios.

SITES

Sites de Google es un modo sencillo de crear páginas web seguras para intranets y proyectos en equipo que no requiere saber programación ni HTML.

  • Organización de la información en un único lugar: Centraliza los documentos, hojas de cálculo, presentaciones, ví­deos y otros elementos.
  • Creación de sitios web de colaboración con mayor rapidez gracias a las plantillas para proyectos, sitios de equipos, intranets y mucho más.
  • Acceso en cualquier momento y en cualquier lugar.
  • Compatible con todos los sistemas operativos.
  • Controles de seguridad para el sitio y el sistema.
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GOOGLE AppSheet

Crea las aplicaciones que tu empresa necesita. Con AppSheet podrás crear aplicaciones móviles y web sin tener que escribir código.

Desde programadores profesionales a usuarios aficionados, todos pueden crear aplicaciones gracias a las plantillas, al modelado declarativo y al diseño de interfaz de usuario con funciones de arrastrar y soltar.

4. ADMINISTRA Y CONTROLA
CONSOLA DE ADMINISTRACIÓN

Gracias a la Consola de Administración de Google puedes gestionar de manera sencilla Google Workspace en tu empresa: añadir usuarios, administrar dispositivos y configurar ajustes tales como la seguridad para que los datos no corran peligro. De esta forma, la configuración y gestión se vuelven rápidas y fáciles.

Podrás distribuir las aplicaciones entre los usuarios deseados protegiendo en todo momento la información de tu empresa en sus dispositivos Android e iOS. Podrás:

  • Comprobar el uso que hacen de las aplicaciones
  • Administrar la configuración de seguridad
  • Bloquear dispositivos
  • Eliminar sus datos remotamente

VAULT

Vault te permite conservar los mensajes tanto de Gmail como de los chats de tus empleados de forma indefinida, para cumplir con obligaciones legales y de conservación, además de otras acciones como auditar acciones de los usuarios o acceder a los archivos de Drive de tu compañía.

Utiliza Vault para realizar un seguimiento de la actividad de los usuarios. Los potentes registros de auditoría te permiten ver las búsquedas, visualizaciones de mensajes, exportaciones y otras acciones que hayan llevado a cabo.

Este contenido ha sido publicado originalmente por Intelligence Partner en la siguiente dirección:

La entrada Qué es Google Workspace y qué herramientas ofrece se publicó primero en Web del Maestro CMF.

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