Las 45 mejores asistentes virtuales

Tienes demasiado que hacer y no tienes suficiente tiempo para hacerlo. Como no puedes añadir más horas al día, eso significa que debes encontrar una manera de multiplicar tu esfuerzo. Podría ser el momento de conseguir un asistente virtual. Tu asistente virtual puede ser un empleado remoto a tiempo completo, pero no tiene por qué serlo. Los servicios de asistente virtual pueden ser una buena opción si no tienes el presupuesto o necesitas un asistente dedicado. El punto es liberar tu tiempo para que puedas concentrarte en tus prioridades. Sin embargo, la contratación y la gestión de tu asistente virtual puede requerir más tiempo y energía de la que estás dispuesto a dedicar. No sirve de nada que pases más tiempo dirigiendo a tu asistente del que te ahorran, ¿no? Es importante encontrar el software de asistente virtual adecuado para proteger su tiempo y sacar el máximo provecho de su inversión. Tu software puede: El software adecuado puede incluso actuar como asistente en un grado limitado. En este artículo, recomendamos más de 40 herramientas de software para ayudarte a sacar el máximo provecho de tu asistente virtual. Siéntete libre de saltar a las secciones que necesites. Es importante poder llegar a tu asistente virtual cuando lo necesites. Enviarles un correo electrónico es una opción, pero no siempre es la mejor. Los correos electrónicos pueden perderse en la confusión. Además, un asistente virtual eficiente probablemente no comprueba su correo electrónico constantemente porque eso es una pérdida de productividad. A veces se necesita una respuesta rápida a un mensaje corto. Estos programas pueden ayudar. Slack es una herramienta de comunicación de equipo usada por más de 750.000 empresas. La idea principal detrás de Slack es que reemplaza la comunicación por correo electrónico y elimina toda la pérdida de tiempo que conlleva. La característica principal de Slack son los canales, que son esencialmente conversaciones de grupo que giran en torno a un tema determinado. Los canales le dan a tu VA y las otras personas de tu equipo tienen una forma organizada de comunicarse. Puedes incluir a tu asistente en las conversaciones que necesitan seguir sin saturar su bandeja de entrada con charlas irrelevantes. Añadiendo tu asistente virtual a la empresa Slack le da a tu equipo una forma de contactar con ellos directamente. Si estás fuera de la oficina y alguien necesita un documento o información, pueden fácilmente contactar con tu VA para pedir ayuda. Slack tiene otras características útiles como las videollamadas y el intercambio de archivos. Flock se llama a sí mismo mensajero de equipo y plataforma de colaboración. Es similar a Slack pero pone un mayor énfasis en las características de productividad. Algunas características destacadas incluyen notas de voz, listas de tareas y recordatorios. Estas pueden ayudarle a delegar tareas a su VA más fácilmente. Chanty es una solución de comunicación y colaboración entre equipos diseñada para ayudar a los equipos remotos a mantenerse organizados. También es una gran manera de mantenerse conectado con su VA. Permite importar datos de equipos e historial de mensajes desde herramientas como Slack y Flock, lo que facilita la migración si decides que necesitas cambiar. Chanty se integra con docenas de aplicaciones populares, permitiéndote mejorar la colaboración de tu equipo e impulsar la productividad. Es menos costoso que Slack y ofrece más almacenamiento y transferencias de archivos más rápidas. Si alguna vez te has sentido frustrado al tratar de encontrar viejos mensajes en Slack o Flock, te gustará mucho más Chanty. Busca en todo tu historial desde el primer día que usaste el programa, así que no perderás información por haber tenido esa conversación hace demasiado tiempo.

Equipos de Microsoft

Anteriormente conocido como Skype para empresas, Microsoft Teams es la solución de comunicación de Microsoft para empresas. Permite a los equipos remotos charlar, tener llamadas de audio y video, así como programar reuniones. Puedes usarlo para compartir archivos con tu VA. Esta herramienta permite la colaboración en tiempo real en los archivos. Esta es una buena opción para la gente que ya trabaja en el ecosistema de Microsoft. WhoBot hace que los equipos de Microsoft se destaquen. Es un chatbot de IA que te ayuda a encontrar información específica sobre otros miembros de tu equipo. Puedes hacerle preguntas sobre la estructura organizativa o incluso usarlo para encontrar un experto en un área específica. Eso es poderoso si tu asistente virtual necesita pedir ayuda a alguien más de tu compañía. Las características de las videollamadas son robustas y serán útiles si necesitas invitar a tu asistente virtual a cualquier reunión de equipo más grande. Hablando de las características de las videollamadas, veamos la siguiente categoría de software de asistente virtual:

Videoconferencia

Los asistentes virtuales rara vez están disponibles cara a cara. Eso no significa que tengas que restringir tu comunicación a chats y correos electrónicos, sin embargo. Las videollamadas son una gran manera de manejar conversaciones más complejas. Muchos asistentes virtuales sugieren tener una llamada semanal para ponerse al día y alinearse con las prioridades. El video chat es una forma ideal de hacerlo para tener el mayor rango de comunicación posible. Hay muchas herramientas de videoconferencia por ahí, especialmente desde que la pandemia obligó a cerrar las oficinas. Las listas de características y los precios de estas herramientas pueden ser bastante similares. Pregúntale a tu asistente si tiene alguna preferencia y considera cómo un software en particular encaja en tu ecosistema tecnológico actual. Zoom es una solución de software de videoconferencia que ha explotado en popularidad durante la pandemia de coronavirus. Se utiliza en todo el mundo para colaborar, celebrar reuniones y albergar eventos virtuales. La plataforma Zoom consiste en una serie de productos que incluyen chat en grupo, seminarios web de vídeo, salas de conferencias virtuales y un sistema telefónico empresarial. Admite vídeo y audio de alta definición, grabación, transcripciones y uso compartido de pantalla. La plataforma también tiene características avanzadas de privacidad y seguridad (como salas de espera, contraseñas y autenticación de usuarios) que garantizan que podrá hablar de información confidencial durante las llamadas. Pusieron un mayor énfasis en la seguridad después de que el “atentado del Zoom” apareciera en los titulares, y ahora la plataforma está mejor equipada con características de privacidad y seguridad. GoToMeeting es otra plataforma de videoconferencia muy popular. Incluye todas las características que esperas como llamadas en conferencia, videoconferencia y compartir la pantalla. GoToMeeting es similar a Zoom en cuanto a características y funcionalidad. Las grandes empresas podrían preferir GoToMeeting porque soporta tamaños de reuniones mucho más grandes a un precio ligeramente inferior. Puedes usar esta plataforma para hacer videollamadas en la mayoría de los dispositivos y sistemas operativos.

Google Meet

Google Meet es el software de videoconferencia de Google. Fue diseñado para reemplazar a Google Hangouts. Como la mayoría de los programas de video chat, es fácil programar e iniciar llamadas. Puedes elegir entre grabar o no grabar, compartir la pantalla y compartir archivos o vínculos mientras estás conectado. Una característica exclusiva de Google Meet es la opción de añadir subtítulos en tiempo real generados por software a las videollamadas. Esta es una gran característica de accesibilidad y añade una capa extra de claridad a tu conversación.

Reunión de Zoho

La reunión de Zoho es otra opción fiable de videoconferencia. Este software pone un gran énfasis en cuidar la seguridad y la privacidad de los usuarios. Incluye características como reuniones bloqueadas, privilegios de grabación y consentimiento para compartir audio y video. Se integra con la suite de aplicaciones de oficina y productividad de Zoho. Esto lo convierte en la solución de videoconferencia perfecta para aquellos que están comprometidos con el ecosistema de Zoho.

Únete a mí

Join.Me es una solución para reuniones en línea que admite tanto audio como videoconferencias. Está dirigida a empresas, equipos virtuales e individuos. Únete. El principal punto de venta de mí es su facilidad de uso. Gracias a su función de programación con un solo clic, todo el mundo puede iniciar una reunión en línea en segundos, incluso los miembros de su equipo con menos conocimientos técnicos. Algunas de sus características más destacadas incluyen URLs de reuniones personalizadas y fondos de salas de reuniones personalizados. También cuenta con una serie de características que favorecen la colaboración, como el uso compartido de pantallas, el intercambio de presentadores y la pizarra móvil. Join.Me puede ser usado tanto en dispositivos de escritorio como móviles, permitiéndote comunicarte fácilmente sobre la marcha.

Contabilidad y teneduría de libros

Aunque a ningún empresario le gusta llevar la contabilidad, es una parte necesaria de la gestión de un negocio. Las soluciones de contabilidad y teneduría de libros le permiten delegar esta tarea de manera segura. Para los elementos de esta lista, deberías ser el dueño de la herramienta y crear un inicio de sesión para tu asistente virtual. No es prudente pedirle a un tercero que se encargue de tu contabilidad en su propio software. Elija un programa que se sienta cómodo usando por su cuenta. Es importante que puedas acceder y entender tus propios datos financieros. QuickBooks es el programa de contabilidad más popular. Está dirigido a pequeñas y medianas empresas. Utilice esta herramienta para hacer un seguimiento de todos sus gastos, crear facturas y presupuestos, y generar informes detallados. También puede sincronizarlo con su cuenta bancaria para hacer un seguimiento automático de los ingresos y los gastos. Toda la información se almacena en la nube y se encripta para asegurar que sólo usted y las personas que usted autorice puedan acceder a su información financiera. Puedes descargar informes por tu cuenta o pedir a tu asistente virtual que te envíe actualizaciones a intervalos regulares. Xero es una solución de contabilidad en línea diseñada para pequeñas empresas. Puede utilizarlo para conciliar transacciones bancarias, enviar facturas, aceptar pagos, pagar sus cuentas y crear reclamaciones de gastos. Xero también apoya las alimentaciones de los bancos. Eso significa que puedes importar automáticamente las transacciones y categorizarlas como quieras. Puede producir estados financieros y balances con sólo pulsar un botón, lo que le permite automatizar sus informes financieros. Esta es una herramienta útil para que su VA lo mantenga actualizado semanalmente. Según su sitio web, FreshBooks se centra en servir a las pequeñas empresas. Tiene muchas características robustas, incluyendo facturación, seguimiento de gastos y tiempo, y presentación de informes. También se puede utilizar para aceptar pagos y colaborar en proyectos. FreshBooks tiene una aplicación web, así como aplicaciones iOS y Android que puedes usar para rastrear los gastos sobre la marcha. Si necesita que su asistente virtual gestione los gastos personales de su equipo de campo, esta podría ser una elección inteligente.

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Libros de Zoho

Zoho Books es un software de contabilidad y teneduría de libros basado en la nube, dirigido a pequeñas y medianas empresas. Es parte del ecosistema de Zoho, que mencionamos en la sección sobre herramientas de videoconferencia. Además de rastrear los gastos, puede utilizarlo para enviar estimaciones, crear facturas y aceptar pagos. También existe la opción de enviar recordatorios automáticos a los clientes que aún no han pagado sus facturas. Esta es una característica particularmente útil que puede ahorrar mucho tiempo. Libros Zoho tiene muchas otras características útiles, incluyendo la administración de contactos, el seguimiento del tiempo y la administración del inventario. Wave se marca a sí misma como un software financiero diseñado para empresarios. Tiene todas las características que se esperan de una solución de contabilidad y teneduría de libros. Puedes usarlo para rastrear y administrar los ingresos y los gastos. Crea facturas profesionales con su marca. Conecte Wave a su cuenta bancaria para importar sus gastos automáticamente. Alternativamente, puedes escanear los recibos usando tu smartphone e importar los gastos en la aplicación de esa manera. Wave utiliza una encriptación de 256 bits, lo que asegura que sus datos estén seguros en todo momento.

Seguimiento del tiempo

Si pagas a tu asistente virtual una tarifa por hora, necesitas algún tipo de herramienta fiable de seguimiento de tiempo para calcular sus horas. Las buenas herramientas de seguimiento del tiempo también pueden ayudar a ver cómo se usó ese tiempo. Esto ayuda a protegerte del robo de tiempo. Por hora o no, el seguimiento del tiempo le da información valiosa que puede utilizar para trabajar más eficientemente. Puedes detectar fácilmente las áreas en las que tu asistente virtual podría necesitar más información de ti. También es obvio en qué tareas es mejor tu asistente virtual para que sepas delegar responsabilidades similares en el futuro. Ya sea que seas nuevo en el rastreo del tiempo o un veterano del rastreo del tiempo, mira a Hubstaff. Hubstaff rastrea el tiempo y la productividad. Úsalo para automatizar tus hojas de asistencia para que puedas pagar a la gente con precisión sin el dolor de cabeza adicional de registrar manualmente las horas. Genera informes detallados que le dan más visibilidad de cómo trabaja su equipo. Puedes ver información valiosa como los niveles de actividad y la cantidad de tiempo invertido en aplicaciones y sitios web específicos. Los gerentes pueden ver fácilmente quién está trabajando en qué proyecto a través de un simple tablero. Si necesitas cavar más profundo, los robustos informes de tiempo te dan todos los detalles que necesitas. Hubstaff es una herramienta fantástica para ayudarte a llevar el control de tu asistente virtual. Ya sea que pagues por hora o no, el seguimiento del tiempo te muestra qué tareas completó tu asistente para ti y cuánto tiempo le tomó. Es una forma sencilla para que tu asistente demuestre que estás recibiendo lo que pagaste. Si paga por hora, puede gestionar las hojas de horas y los pagos directamente desde el software. Incluso funciona para pagos internacionales a través de herramientas como PayPal y Transferwise. Hubstaff es también una excelente herramienta para ayudarle a manejar su equipo interno. Úsalo para maximizar tu productividad automatizando gran parte de tu trabajo administrativo.

Maneje fácilmente su asistente virtual con Hubstaff

Libre por 14 días Es común que los asistentes virtuales se encarguen de la programación. Si tu asistente maneja tu agenda, no lo hace en un planificador de papel. El moderno software de calendario le ayuda a equilibrar su tiempo personal y profesional. Aquí hay algunas de las herramientas que usted y su asistente virtual deben considerar para ayudar a manejar sus citas.

Google Calendar

Google Calendar es la herramienta de programación gratuita de la Suite G. Es una herramienta popular porque es fácil de usar y se incluye automáticamente con tu dirección de gmail. Si tienes varias cuentas (como un correo electrónico personal y uno del trabajo) puedes sincronizar los calendarios fácilmente para obtener una imagen completa de tu día. Para ayudar a mantener a la gente conectada, puedes crear un calendario compartido y permitir que la gente lo sincronice con su calendario personal. Utilice esa función para publicar eventos sociales o reuniones a las que toda la empresa puede asistir. Todos los eventos añadidos a Google Calendar pueden ser codificados por colores, lo que te ayuda a entender tus tareas y responsabilidades diarias de un vistazo. También puedes compartir tu Google Calendar con otras personas. Eso facilita a tu asistente virtual la gestión de tu agenda. La agenda es una de las herramientas de programación en línea más populares. En lugar de enviar docenas de correos electrónicos de ida y vuelta para encontrar tiempo libre para una reunión, sólo usa Calendario. Todo lo que tienes que hacer es enviar al destinatario tu enlace de la agenda. Entonces pueden reservar una reunión a una hora que les convenga. Detecta la zona horaria del destinatario y muestra su disponibilidad en su tiempo. Soporta características avanzadas como buffers de tiempo, límites de reuniones diarias y aviso de programación mínima. También puede usar el Calendario para cobrar pagos con tarjeta de crédito y PayPal. Esta es una gran herramienta para consultores y vendedores.

SimplyBook.me

SimplyBook.me es un sistema de reservas online para las industrias de servicios. Con esta herramienta, puede aceptar reservas en su propio sitio web o en el de ellos. Usar su sitio web es la opción más fácil, mientras que conectar la herramienta a su propio sitio web protege su marca y profesionalidad. SimplyBook.me admite notificaciones por correo electrónico y SMS. Puede aceptar pagos para reservas con PayPal o Stripe. Otras características interesantes incluyen formularios de admisión, cupones y tarjetas de regalo. Setmore es un gran software de reservas en la línea de Calendly y SimplyBook.me. Admite recordatorios por SMS y correo electrónico para llegar a sus clientes de forma más fiable. Puedes aceptar pagos a través de integraciones con Square y Stripe. Setmore tiene aplicaciones tanto para Android como para iOS, lo que te permite a ti o a tu asistente virtual gestionar las reservas desde tu smartphone. Es una función inteligente, ya que es posible que tengas que gestionar reuniones en la carretera.

X.ai

X.ai es una herramienta de programación impulsada por la IA. Utiliza la inteligencia artificial para encontrar los mejores momentos para programar las reuniones. X.ai también puede reprogramar las reuniones para usted, así como enviar correos electrónicos de seguimiento. Usar X.ai puede aliviar a tu asistente virtual de algunas de estas tareas repetitivas. En lugar de perder el tiempo tratando de resolver sus conflictos de programación, su asistente puede simplemente supervisar el software y centrarse en actividades más productivas. La plataforma también ofrece correos electrónicos de marca, páginas de calendario personalizadas y dominios personalizados. Eso es importante si quieres proteger tu marca personal.

Gestión de proyectos

Para muchas empresas y empresarios, una buena herramienta de gestión de proyectos es toda la asistencia virtual que necesitan. El software de gestión de proyectos le ayuda a responder a todas estas preguntas: Para elegir la herramienta adecuada para su equipo, piense en lo que necesita hacer ahora y lo que probablemente necesitará en los próximos 5 años. Elija una herramienta que pueda crecer con usted para que no pierda tiempo en la migración de datos en medio de una fase de crecimiento.

Tareas de Hubstaff

Hubstaff Tasks hace que la gestión de proyectos Agile sea fácil e intuitiva. Una de sus mejores características es la vista de sprint que le dice a todos en su equipo exactamente lo que deben abordar a continuación. Una vez configurado, las funciones automatizadas de las Tareas de Hubstaff le devuelven horas de tiempo productivo cada semana. Configura tus flujos de trabajo para que las tareas se asignen automáticamente a las personas adecuadas. Utilice los standups automatizados para reducir las reuniones sin sacrificar su acceso a la información. Esta es una buena elección de software para crecer contigo. Es gratis para hasta cinco usuarios, lo que es un precio atractivo para equipos pequeños. A medida que te expandes, el precio por usuario es menor que el de los competidores con la misma calidad. Es simple de configurar y lo suficientemente poderoso para mantener a tu equipo en crecimiento organizado y productivo. Basecamp es una solución de gestión de proyectos diseñada para equipos remotos. El trabajo se divide en proyectos. A partir de ahí, se puede trabajar a partir de una lista de tareas o de un horario. Comunícate con tus compañeros de equipo en el tablero de mensajes o en el chat grupal incorporado. Esta herramienta funciona en la web, además de ofrecer aplicaciones para Android y iPhone. El equipo de Basecamp no cree en ningún tipo de monitoreo de empleados. Si tienen creencias similares, esta herramienta podría ser una buena opción. Sin embargo, si usted confía mucho en los datos para optimizar el funcionamiento de su equipo, puede que descubra que Basecamp no tiene las capacidades de reporte robustas que usted desea. Asana ayuda a los equipos a organizarse. La versión gratuita es bastante robusta, aunque puede ser difícil de usar para equipos sin experiencia en gestión de proyectos. Las características de gestión del equipo son particularmente útiles. Al crear equipos dentro de Asana, puedes asignar diferentes permisos a cada uno. Todos tienen el acceso que necesitan mientras proteges cualquier información sensible. Esta es otra buena herramienta para un equipo en crecimiento. Puedes empezar con la versión gratuita para acostumbrarte a ella y expandirte a la versión pro cuando estés listo.

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Gestión de contraseñas

Tu asistente virtual necesita acceder a varias cuentas, pero eso no significa que tengas que darles las llaves del castillo. Siempre que sea posible, crea un inicio de sesión separado para tu asistente virtual. Su administrador de contraseñas lo registrará por ellos. Los administradores de contraseñas están diseñados para que todos sus inicios de sesión sean más seguros. Piensa en cuántas cuentas tienes ahora mismo. Hay medios sociales, herramientas de trabajo, tiendas en línea, banca en línea, sus servicios públicos, membresías de clubes… de hecho, probablemente ni siquiera pueda listar todas las cuentas que posee de memoria. La forma más segura de manejar las contraseñas es tener una contraseña larga y única para cada cuenta. Las contraseñas más fuertes son cadenas aleatorias de letras, números y símbolos. Sin embargo, si ni siquiera puedes recordar todas las cuentas que tienes, ¿cómo es posible que recuerdes todas esas contraseñas difíciles? Por eso la mayoría de la gente usa el mismo par de contraseñas para todo. El inconveniente es que si un hacker obtiene tu contraseña, puede acceder a todas tus cuentas. Los administradores de contraseñas arreglan esto permitiéndote guardar tus contraseñas de forma segura en un solo lugar. Como no necesitas escribir manualmente tu contraseña, puedes usar esas cadenas aleatorias de números y letras sin preocuparte de que te quedes fuera. Sólo tienes que recordar tu contraseña para entrar en tu herramienta de gestión de contraseñas. Y como sólo necesitas recordar una contraseña, puede ser más complejo y seguro. Aquí están nuestras recomendaciones para buenas herramientas de contraseñas: LastPass guarda todas tus contraseñas en todos los dispositivos que utilices. Te permite compartir las contraseñas de forma más segura, aunque siempre es más seguro crear contraseñas separadas para tu asistente virtual. Instale LastPass como una extensión del navegador y automáticamente rellenará los nombres de usuario y las contraseñas para usted cuando visite un sitio web que utilice habitualmente. Si cambias de dispositivo, aún tienes acceso a la bóveda de contraseñas. Sólo tienes que entrar en LastPass para rellenar automáticamente tus nombres de usuario y contraseñas. Siempre puedes recuperar tu información de acceso para introducirla tú mismo también. Dashlane funciona de manera similar a LastPass. Puede crear contraseñas seguras para ti, o puedes guardar la información de acceso que tú mismo crees. Úsalo para asignar o compartir contraseñas con tu asistente virtual. Como un bono adicional, Dashlane también rellenará automáticamente la información personal y de pago. Eso acelera el registro de cuentas o el pago en las tiendas online. Dashlane se sincroniza con todos sus dispositivos para que pueda acceder a sus cuentas de forma fácil y segura cuando las necesite.

Compartir archivos y gestión de documentos

¿Sigues enviando archivos por correo electrónico a tu asistente virtual? Eso es una pérdida de tiempo. Hay muchas soluciones para compartir archivos que puedes usar para ahorrar tiempo y esfuerzo. También puede utilizar estas soluciones para colaborar en documentos en tiempo real. Dropbox es una de las plataformas de almacenamiento de archivos más populares del mundo. Actualmente es usada por más de 500.000 empresas. Originalmente llamada plataforma de almacenamiento en la nube, Dropbox se ha ampliado para incluir un conjunto de herramientas que permiten a las empresas optimizar su flujo de trabajo. Puedes usarlo para almacenar todo tu contenido en una ubicación central, compartir archivos y encontrar cualquier contenido que necesites rápidamente y sin esfuerzo.

Unidad de Google

Google Drive permite almacenar y compartir archivos, pero realmente brilla como una herramienta de colaboración. Los equipos pueden trabajar todos dentro del mismo documento u hoja de cálculo sin preocuparse por el control de versiones. Es parte de la Suite G, por lo que es fácil administrar el acceso con las direcciones de gmail de tu equipo. Aunque funciona de forma más intuitiva dentro del ecosistema de Google, Drive funciona en todas las plataformas principales y se puede acceder a él mediante dispositivos de escritorio y móviles. Google Drive incluye todas estas excelentes herramientas de gestión de documentos: La caja ofrece almacenamiento ilimitado, gestión de documentos y funciones de colaboración. Es adecuado tanto para las grandes como para las pequeñas empresas. Si buscas características de seguridad robustas, mira en la caja. Protege cuidadosamente tu seguridad y privacidad con una encriptación de 256 bits. Además, puede bloquear los archivos y controlar el acceso a nivel individual. Esto es genial si necesitas que tu asistente virtual tenga acceso sólo a archivos y datos específicos.

Zoho Docs

Zoho Docs es una plataforma de gestión de documentos que ayuda a las empresas a crear, almacenar y compartir una variedad de diferentes tipos de documentos. Soporta más de 100 formatos de archivo diferentes y permite colaborar en los archivos en tiempo real.

Gestión de medios sociales

Las herramientas de administración de medios sociales pueden ayudar a tu asistente virtual: Aunque puedes dar a un asistente acceso directo a tus cuentas de medios sociales, es más difícil manejar sus niveles de acceso de esa manera. Cada plataforma tiene una interfaz diferente que puede ser engorrosa de navegar. Twitter, por ejemplo, no tiene una herramienta incorporada para programar las publicaciones. Usar una herramienta como las de esta lista puede ayudar a tu asistente virtual a trabajar más eficazmente mientras proteges tu marca. El buffer es una herramienta popular que te ayuda a impulsar el compromiso en los medios sociales. Ofrecen dos productos principales: Publicar y Analizar. Publicar te permite programar contenido en Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn y Pinterest, todo desde un solo lugar. Es especialmente útil si quieres visualizar tu estrategia general de medios sociales. Tu asistente virtual puede usar Publish para colaborar en el contenido o buscar la aprobación antes de publicarlo. Analizar ofrece una visión profunda de tu rendimiento en los medios sociales. Puedes ver cómo te va por plataforma o revisar tu estrategia de medios sociales en su conjunto. Esta es otra buena manera de utilizar tu asistente virtual. Pueden generar informes y llamar a cualquier hallazgo que necesites ver. Con más de 18 millones de clientes, Hootsuite es una de las plataformas de gestión de medios sociales más populares del mundo. Úsalo para programar y administrar el contenido de todas tus páginas de medios sociales. La vista de calendario es una manera poderosa de ver cómo su presencia en los medios sociales encaja en múltiples plataformas. La bandeja de entrada es una gran característica. Te permite ver y responder a los mensajes de tus seguidores de los medios sociales a través de Facebook, Twitter y LinkedIn desde una sola ubicación. Con la Bandeja de entrada, tú o tu asistente virtual encontrarán mucho más fácil seguir el rastro de los mensajes entrantes. Considera la posibilidad de que tu asistente virtual revise tus mensajes para que sólo tengas que responder a las solicitudes más complejas. También puedes usar Hootsuite para administrar tus anuncios de medios sociales en múltiples plataformas. Hootsuite tiene características avanzadas de colaboración en equipo que le permiten asignar tareas específicas a cada miembro del equipo y asegurarse de que todos hacen lo que se supone que deben hacer. Más tarde le permite programar los mensajes de los medios sociales y analizar su rendimiento. Originalmente desarrollado como una plataforma de marketing de Instagram, más tarde ahora soporta Facebook, Twitter, y Pinterest. Como herramienta originalmente construida para Instagram, ofrece las mejores características para esa plataforma que sus competidores. Puedes usar Later para crear feeds de Instagram que se puedan comprar y páginas de destino de Instagram en las que se pueda hacer clic. La función “Mejor momento para publicar” le indica cuándo debe publicar sus mensajes en los medios sociales para lograr el máximo compromiso. Úsalo en combinación con buenos procedimientos de prueba.

Sprout Social

Sprout Social es una plataforma “todo en uno”. Tiene herramientas para ayudar en cada paso de su estrategia de medios sociales, desde la planificación inicial hasta el análisis de resultados. Una de las cosas más difíciles de la gestión de los medios sociales es la necesidad de responder rápidamente a las preguntas y a la retroalimentación. Esta herramienta ayuda a resolver ese problema. Al igual que Hootsuite, Sprout Social tiene una bandeja de entrada universal que recibe mensajes de todas las plataformas que utiliza. También tiene herramientas para ayudarle a supervisar y gestionar las revisiones. Utiliza el calendario de contenidos para programar las publicaciones y colaborar con tu asistente virtual o tu equipo. Esta es una herramienta popular para las empresas con grandes seguidores de los medios sociales en muchas plataformas porque hace un gran trabajo de simplificación de su estrategia social. A diferencia de las demás plataformas de gestión de medios sociales de esta lista, Oktopost se dirige específicamente a los negocios B2B de las empresas. Muestra qué posts están generando pistas para que puedas calcular el retorno de tu inversión en marketing de medios sociales. Oktopost va más allá de la gestión básica de los medios sociales. Úsalo para crear contenido y generar compromiso. Funciones como la programación inteligente y la conservación de contenidos te ayudan a sacar más provecho de tu plan de medios sociales. La plataforma también incluye características para ayudar a la defensa de los empleados en los medios sociales. Oktopost es una plataforma de servicio completo con muchas características avanzadas que no encontrarás en herramientas como Buffer y Hootsuite. Si los medios sociales son una parte importante de su estrategia de negocios, vale la pena echar un vistazo.

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Documentación de operaciones y procesos

La documentación del proceso hace una gran diferencia. Cuando tienes instrucciones claras que describen exactamente cómo manejar un trabajo, puedes delegar el trabajo más rápido y más fácilmente. La documentación debe ser de fácil acceso y comprensión. Todos los miembros de su equipo (incluyendo su asistente virtual) deberían poder encontrar la información que necesitan sin pedirle ayuda. Tu asistente virtual puede usar estos documentos para ponerse al día más rápido. También puede ayudarle a mantener su documentación al día a medida que sus procedimientos evolucionan. Las herramientas enumeradas aquí están diseñadas para ayudarle a mantener la documentación y organizar sus operaciones comerciales.

Calle de Procesos

Process Street es un programa de gestión de flujo de trabajo. Eso significa que puedes crear listas de control y procedimientos para ayudar a guiar a tu equipo a través de tareas comunes. Puedes crear flujos de trabajo que guíen a los empleados o asistentes a través de una actividad. Sus flujos de trabajo pueden ser sencillos como una lista de tareas habituales, o pueden utilizar la lógica condicional para responder a diferentes posibilidades. Por ejemplo, imagina que estás configurando un flujo de trabajo para que tu asistente virtual maneje las respuestas de los medios sociales. Podría parecer algo así: Process Street es una poderosa herramienta para mantener el trabajo de su compañía consistente y preciso. Simplifica la incorporación y da a su equipo una forma rápida de responder a sus propias preguntas sobre cómo se deben hacer las cosas. La formación es otra herramienta popular para la documentación de procedimientos. Guía la incorporación de nuevos miembros al equipo, almacena las políticas de la empresa y permite crear libros de juego. Los libros de juguete son justo lo que parecen. Estas guías explican cada paso de un proceso de trabajo para que sus procedimientos sean claros. El entrenamiento le permite convertir sus procedimientos estándar en programas de entrenamiento útiles. En lugar de entregar a un nuevo empleado un documento largo y aburrido y pedirle que lo memorice, puede crear un programa interactivo que enseñe todas las cosas importantes en piezas de tamaño de mordisco. Como el entrenamiento puede ser asincrónico, esta herramienta permite a su equipo entrenarse básicamente. Eso es importante si tu asistente virtual trabaja en una zona horaria diferente que no se superponga claramente con tus propias horas de trabajo. También puedes usar las plantillas incorporadas para ayudarte a crear tus propias políticas de empresa personalizadas. Luego, usa el software para distribuir esa información a tu equipo. Trainual está disponible tanto en dispositivos de escritorio como móviles. SweetProcess almacena todos sus procedimientos y políticas en un solo lugar. Puedes ver fácilmente cuando un proceso ha sido actualizado recientemente. Eso hace más fácil mantenerse al tanto de los refinamientos de sus procesos. Cada vez que se actualiza un documento o proceso, la versión antigua se guarda en un historial completo de versiones. Siempre puedes mirar hacia atrás en las versiones anteriores. Esto no es sólo para sus empleados y su asistente virtual. SweetProcess le permite hacer pública toda o parte de su documentación. Sus clientes pueden buscar artículos de ayuda que les den respuestas detalladas sobre cómo usar su producto. También ofrece algunas herramientas básicas de seguimiento de tareas para ayudarte a llevar la cuenta de lo que tu equipo está haciendo. Estas características no son tan robustas como el software de gestión de proyectos, pero son estupendas para los equipos que realizan tipos de tareas repetitivas.

Programas de asistente virtual

Durante los últimos años, compañías como Google, Microsoft, Apple y Amazon han estado trabajando duro para crear un software de asistente virtual que pueda ayudar tanto a los individuos como a las empresas a manejar sus tareas diarias más fácilmente. Puedes usar estas soluciones para manejar tareas simples más fácilmente. Ninguna de estas herramientas es un reemplazo total para un asistente virtual humano, pero pueden manejar tareas básicas como agregar citas a tu calendario, darte direcciones y ordenar suministros de oficina.

Asistente de Google

Google Assistant es el software de asistente virtual de Google activado por voz. Probablemente lo conozcas por el altavoz inteligente de Google Home, pero está disponible en otros dispositivos con Android. Respuestas Rápidas es una de las mejores cosas de este programa de asistente virtual. Google es, después de todo, el líder indiscutible de la búsqueda. Pregunte cualquier cosa y obtendrá una respuesta de primera categoría. También puedes hacer preguntas como “¿Qué hay en mi agenda de hoy?” o “¿Cuándo es el cumpleaños de mamá?” El programa revisará tu calendario y te responderá en un lenguaje sencillo. Crea tus propios comandos haciendo atajos personalizados. También puedes hacerlo verbalmente. Sólo dile a tu asistente que quieres manejar los atajos y te guiará. El asistente de Google admite tanto los comandos de texto como los de voz. Cortana es una solución de asistente virtual desarrollada por Microsoft. Puede ayudarte a encontrar información más rápidamente, reservar reuniones, e incluso leerte correos electrónicos. Aunque originalmente estaba disponible para una variedad de dispositivos, Microsoft ha decidido limitar el uso de su asistente virtual a los PCs en 2020. Cortana puede ayudarte a navegar por tu ordenador con Windows más fácilmente. Si buscas archivos específicos o intentas encontrar el programa adecuado, habla con tu asistente virtual y te guiará. Como este asistente está diseñado para su escritorio, es más intuitivo para usarlo en el trabajo. Siri es la asistente virtual controlada por voz de Apple. Está incorporado en la mayoría de los dispositivos de Apple, lo que lo convierte en una herramienta muy utilizada. Puedes usar comandos de voz para enviar mensajes, obtener indicaciones o agregar cosas a tu calendario. Siri puede incluso publicar en tu perfil de Twitter o Facebook usando sólo un comando de voz. Una de las características más geniales de Siri es la capacidad de darse a sí mismo recordatorios basados en la localización. Por ejemplo, imagina que trabajas hasta tarde y quieres recordar recoger flores para tu esposa cuando vuelvas del trabajo. Cuando sales de la oficina, Siri detecta tu ubicación y te sirve el recordatorio. Ya que Siri se conecta con OpenTable, puedes usarla para hacer reservas en restaurantes. Mientras el restaurante use OpenTable para ayudar con sus reservas, puedes simplemente decirle a tu asistente virtual que haga la reserva.

Amazona Alexa

Alexa (también conocida como Echo) es el programa asistente virtual de Amazon. Puede utilizarlo para realizar varias tareas, incluyendo la creación de listas de tareas y la búsqueda de información más fácilmente. Alexa se conecta a su cuenta de Amazon. Eso significa que puede jugar a los libros de Audible o pedir productos de Amazon con sólo un comando de voz. Amazon también ha creado una versión de Alexa enfocada a los negocios, llamada Alexa para los negocios, que tiene habilidades específicamente diseñadas para la productividad. Puedes usarlo para hacer cosas como reservar salas de reuniones y comenzar conferencias telefónicas. Aunque Alexa está disponible en otros dispositivos como fitbits (e incluso en gafas), la gente la usa más comúnmente en casa o en la oficina. Se convierte en parte del ecosistema de su casa u oficina inteligente y puede controlar otros dispositivos con comandos de voz. Esto hace que la capacidad de crear rutinas sea especialmente valiosa. Puedes empezar la mañana con una alarma, un informe meteorológico y una rápida lectura de las noticias del día. Conecta otros dispositivos domésticos inteligentes y también puedes encender la cafetera o las luces del baño. En el trabajo, puedes establecer una rutina que vaya a través de tu agenda diaria y tus tareas. Si tan sólo pudiera hacer el trabajo real por ti, ¿verdad? Tal vez lo averigüen en la próxima generación.

Enciende tu día de trabajo

Alcanza tus objetivos más rápido con el seguimiento del tiempo y la gestión del trabajo. Hemos cubierto un montón de soluciones de software de asistente virtual arriba. ¿Puedes añadir algo a esta lista? ¡Déjanos saber qué herramientas de asistente virtual son tus favoritas en los comentarios de abajo! Este post fue publicado originalmente en junio de 2015. Ha sido actualizado para mayor precisión, y para incluir herramientas más relevantes en diciembre de 2020.

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